EXCEL表格的一些基本技巧
发布者:xb   发布时间:2009-2-20   阅读次数:645

 

EXCEL表格的一些基本技巧
 
1、Excel标题打印每页出现:
页面设置—工作表—打印标题,点击表格行、列即可。
2、多个Excel工作表的页眉和页脚同时设置:
按下Ctrl键,用鼠标点击左下角要设置页眉和页脚的工作表,然后打开“页面设置”即可。
3、Excel斜线表头的画法:
只画一条斜线,可选中要画斜线的表头,按右键选择“设置单元格格式—边框”,点击斜线即可。画两条及两条以上的斜线,在菜单栏中选择“视图—工具栏—绘图”中选择“直线”,连接即可。
4、Excel中多个单元格求和的方法:
选择合计的位置,按菜单栏的合计符号“∑”,跳出公式SUM(),如()中有内容,将他删除,然后按下Ctrl键,用鼠标点击要合计的单元格,点击公式栏的勾即可。
5、Excel中多个单元格相同公式的输入方法:选中公式单元格,按“复制”,再按下Ctrl键,点击要设置公式的各单元格,按粘贴即可。
6、Excel单元格输入文字换行的方法:
输入文字,按“Alt+Enter”即可。
7、Excel中轻松切换中英文输入法:
选中需要输入中文字体的单元格,打开菜单栏“数据—有效性”,在数据有效性中选择“输入法模式”,在模式中选择“打开”,单击“确定”即可;输入英文字体,只要在模式中选择“关闭”,单击“确定”即可。
8、Excel中让窗口这样固定:
如固定顶部第一行、左边第一行,那么单击B2单元格,然后单击“窗口—折分”命令,再单击“冻结窗格”命令即可。
9、Excel单元格数据斜向排:
选中需要斜向排的单元格,打开“工具—自定义—命令—类别—格式”,在“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针斜排”,将他们拖到菜单栏合适位置即可。
10、Excel中快速互换数据:
假定将A1、B1互换数据,按下键,再将鼠标按左键在A1上,成十字箭头时,拖到B1上,使B1右边成虚线,放鼠标即可11、我们在输入面积和体积时,经常要输入平方(上标2)和立方(上标3)。在Excel中输入这两个上标,有一个非常简便的方法:在按住Alt键的同时,按下小键盘上的数字“178”、“179”即可输入“上标2”和“上标3”。
Excel进阶技巧(一)
  11.无可见边线表格的制作方法  对Excel工作簿中的表格线看腻了吗?别着急,Excel的这些表格线并非向人们想象的那样是必需的,它也是可以去掉的,我们也可以使整个Excel工作簿变成“白纸”,具体步骤为:
  1.执行“工具”菜单中的“选项”命令,打开“选项”对话框。
  2.单击“视图”选项卡。
  3.清除“网格线”选项。
  4.单击“确定”按钮,关闭“选项”对话框。

  12.快速输入大写中文数字的简便方法  Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功能(如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”),这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的具体步骤为:  1.将光标移至需要输入大写数字的单元格中。  2.利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如123.45)。
  3.右击该单元格,并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。
  4.从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。
  5.从“分类”列表框中选择“特殊”选项;从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项。
  6.单击“确定”按钮,用户输入的123.45就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”,效果非常不错。
  13.在公式和结果之间进行切换的技巧
  一般来说,当我们在某个单元格中输入一些计算公式之后,Excel只会采用数据显示方式,也就是说它会直接将计算结果显示出来,我们反而无法原始的计算公式。广大用户若拟查看原始的计算公式,只需单击“Ctrl-`"键(后撇号,键盘上浪线符~的小写方式),Excel就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。不过此功能仅对当前活动工作簿有效,用户若拟将所有工作簿都设置为只显示公式,则应采用如下方法:
  1.执行“工具”菜单的“选项”命令,打开“选项”对话框。
  2.击“视图”选项卡。
  3.选“窗口选项”栏中的“公式”选项。
  4.单击“确定”按钮,关闭“选项”对话框。

 14.  Excel具有自动填充功能,它可帮助用户快速实现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”之类的数据填充工作,具体步骤为:
  1.在A1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样。
  2.用鼠标将A1:B1单元格定义为块。
  3.为它们设置适当的字体、字号及对其方式(如居中、右对齐)等内容。
  4.将鼠标移至B1单元格的右下角,当其变成十字形时,拖动鼠标向右移动,直至J1栏为止。
  5.放开鼠标,则A1-J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”的栏号,且它们的格式、排列位置都完全相同,从而满足了用户为表格添加栏号的要求。当然,我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行号,操作十分方便。
  15.让Excel自动打开用户工作簿的技巧
  XLSTART目录是Excel的专用启动目录,Excel每次启动时都会检查该目录,如果有文件就自动执行(或打开)该目录中的所有文件,否则就直接启动并创建一个新的工作簿供用户使用。利用这一功能,我们只需为常用的工作簿在XLSTART目录中建立一个快捷方式即可达到让Excel在启动时自动打开这些工作簿的目的。如某用户每次启动Excel时都要处理C:\MyDocuments目录中“奖金”工作簿,则可使用鼠标将C:\MyDocuments目录中的“奖金.XLS"文件右拖到ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office\XLSTART目录中,然后在弹出的快捷菜单上选择“在当前位置创建快捷方式”命令,为“奖金”工作簿在XLSTART目录中创建一个快捷方式,此后每次启动时,Excel都会自动打开“奖金”工作簿供用户使用,非常方便。

  16.更改Excel系统启动目录的技巧
  上面提到,我们只需将有关文件保存到XLSTART目录中,Excel启动时就会自动运行该文件,不过经常对系统目录进行操作可能会对系统安全造成的影响(XLSTART目录是一个系统目录,一般情况下我们不应将过多的文件存放在该目录中)。别着急,除了专用启动目录之外,Excel还提供了替补启动目录功能,即允许用户将任意一个目录指定为Excel的替补启动目录,然后在启动时自动打开该目录中的文件,从而增强了我们日常操作的灵活性。为Excel指定替补启动目录的步骤为:
  1.在硬盘的合适位置建立一个常用Excel工作簿保存目录(如在“C:\MyDocuments"下再建立一个"Excel"目录),将常用的Excel工作簿文件都保存到该目录中。
  2.启动Excel。
  3.执行“工具”菜单的“选项”命令,打开“选项”对话框。
  4.单击“常规”选项卡。
  5.在“替补启动目录”对话框中输入常用Excel工作簿所在目录(如C:\MyDocuments\Excel)。
  6.单击“确定”按钮。
  此后Excel就会以“C:\MyDocuments\Excel"目录作为替补启动目录,它在每次启动时都会自动打开该目录中的所有工作簿,方便了用户的使用(“替补启动目录”与XLSTART目录并不冲突,当我们设置了“替补启动目录”之后,Excel将同时打开XLSTART目录和“替补启动目录”中的所有文件,二者共同发挥作用)。
  17.在多个工作表内输入相同内容的技巧
  有时,我们会因为某些特殊原因而希望在同一个工作簿的不同工作表中输入相同的内容,这时我们既不必逐个进行输入,也不必利用复制、粘贴的办法,直接利用下述方法即可达到目的:
  1.打开相应工作簿。
  2.在按下Ctrl键的同时采用鼠标单击窗口需要输入相同内容的不同工作表(如Sheet1、Sheet2......),为这些工作表建立联系关系。
  3.在其中的任意一个工作表中输入需要所入的内容(如表格的表头及表格线等),此时这些数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。
  4.输入完毕之后,再次按下Ctrl键,并使用鼠标单击所选择的多个工作表,解除这些工作表之间的联系关系(否则用户输入的内容还会出现在其它工作表中)。
18.  与Word等其它Office组件一样,Excel97也具有在工作簿中插入超级链接的功能,我们可以利用此功能将有关Internet网址、磁盘地址、甚至同一张Excel工作簿的不同的单元格链接起来,此后就可以直接利用这些链接进行调用,从而极大地方便了用户的使用。在Excel97中插入超级链接的步骤为:
  1.将光标移到需要插入超级链接的位置。
  2.执行“插入”菜单中的“超级链接”命令,打开“插入超级链接”对话框。
  3.在“链接到文件或URL"对话框中指定需要链接的文件位置或Internet网址(当用户需要链接同一个工作簿中的不同单元格时,此位置可空出不填)。
  4.在“文件中有名称的位置”对话框中指定需要链接文件的具体位置(如Word文档的某个书签、Excel工作簿的某个单元格等)。
  5.单击“确定”按钮,关闭“插入超级链接”对话框。
  这样,我们就实现了在Excel工作簿中插入超级链接的目的,此后用户只需单击该超级链接按钮,系统即会自动根据超级链接所致显得内容做出相应的处理(若链接的对象为Internet网址则自动激活IE打开该网址;若链接的对象为磁盘文件,则自动打开该文件;若链接的对象为同一个工作簿的不同单元格则自动将当前单元格跳转至该单元格),从而满足了广大用户的需要。
  19.复制样式的技巧  除可对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外,Excel还允许我们将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用,以进一步扩大样式的使用范围,具体步骤为:
  1.打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿。
  2.执行“格式”菜单的“样式”命令,打开“样式”对话框。
  3.单击“合并”按钮,打开“合并样式”对话框。
  4.在“合并样式来源”框中选择包含有要复制样式的源工作簿并单击“确定”按钮,源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中(对于同名的样式,系统将会要求用户选择是否覆盖),然后我们就可以在目标工作簿中直接加以使用了,从而免去了重复定义之苦。
  20.利用粘贴函数功能简化函数的调用速度
  Excel一共向用户提供了日期、统计、财务、文本、查找、信息、逻辑等10多类,总计达数百种函数,不熟悉的用户可能很难使用这些优秀功能,没关系,“粘贴函数”功能可在我们需要使用各种函数时提供很大的帮助。“粘贴函数”功能是Excel为了解决部分用户不了解各种函数的功能及用法、而专门设置的一种一步一步指导用户正确使用各种函数的向导功能,广大用户可在它的指导下方便地使用各种自己不熟悉的函数,并可在使用的过程中同时进行学习、实践,效果非常好。在Excel中使用“粘贴函数”功能插入各种函数的步骤为:
  1.在Excel中将光标移至希望插入有关函数的单元格中。
  2.执行Excel"插入”菜单的“函数”命令(或单击快捷工具栏上的“粘贴函数”按钮),打开“粘贴函数”对话框。
  3.若Office向导没有出现,可单击“粘贴函数”对话框中的“Office向导”按钮,激活Office向导,以便在适当的时候获取它的帮助。
  4.在参考“粘贴函数”对话框对各个函数简介的前提下,从“函数分类”列表框中选择欲插入函数的分类、从“函数名”列表框中选择所需插入的函数。
  5.单击“确定”按钮。
  6.此时,系统就会打开一个用于指导用户插入相应函数的对话框,我们可在它的指导下为所需插入的函数指定各种参数。
  7.单击“确定”按钮。
  21.在工具栏上添加一个计算器图标的技巧
  1.执行Excel"工具”菜单的“自定义”命令,系统弹出“自定义”对话框。
  2.在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡。
  3.从“类别”列表框中选择“工具”选项;从“命令”列表框中选择一个计算器样式的“自定义”命令(注意,该列表框中有几个不同的“自定义”命令按钮,.我们应选择那个在“说明”按钮中显示为“计算器”的按钮,不要搞错)。
  4.用鼠标将该命令拖到Excel快捷工具栏的合适位置。
  5.此时Excel的快捷工具栏上就会出现一个计算器样式的“自定义”命令按钮,用鼠标右击该按钮,打开鼠标右键菜单。
  6.执行快捷菜单中的“命名”命令,将其改名为“计算器”。
  7.用户如果需要,可以采用类似方法为Excel的菜单栏也添加一个“计算器”命令菜单。
  8.单击“关闭”按钮,关闭“自定义”对话框。
  22.统计符合某个条件的数据的简便方法
  利用COUNTIF函数可轻易地实现对符合某一条件的数据进行统计的目的,具体步骤为:
  1.将光标移至某一空白单元格中。
  2.在单元格中输入“=COUNTIF(单元格1:单元格2,条件)”。
3.按下回车键,Excel就会自动统计出从单元格1到单元格2中所有符合条件的数据个数,并将最后结果显示出来,使用非常方便。
其它操作技巧集锦
ALT系列快捷键    
ALT+F11可以调出VBA编辑器    
alt+enter拆分同一单元格内多行文字    
按ALT+向下键,即可得到本列中原有文本的列表。    
在插入>符号中,选ASCII(十进制),可见所有符号及代码    
ALT+0178=2    
ALT+0179=3    
ALT+0188=?    
ALT+0177=±    
ALT+0137=‰    
操作方法是按住ALT键,直接在数字小键盘(注意,这是很多人作不出来的原因)上连续输入数字,松开ALT键就出现字符了。