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各部门、各院系、各单位：
根据《南京中医药大学会议纪要制度》（南中医大办字[2005]7号）和《南京中医药大学关于加强校务会议题管理的规定》（南中医大办字（2005）16号），结合我校目前工作实际，为进一步规范工作流程，提高会议效率，改善会议风气，经校务会研究，对我校会议管理作如下决定。
一、会议的提出与每周会议日程表的确定
1、校长办公室为全校会议管理的职能部门，负责制作每周会议日程表（会议日程表见附件一）。
2、会议申请（见附件二）应当由分管校领导根据工作性质分别向校长办公室、党委办公室提出；经分管校领导授权，各有关部门可以向校长办公室、党委办公室提出；未经分管领导同意的会议申请，一律不列入每周会议日程表。
3、列入每周会议日程表的会议申请，应当于周四下午4：00前，行政工作汇总至校长办公室，党群工作汇总至党委办公室，经周五党政联席会议讨论后，由校长办公室根据党政联席会议的精神，对会议申请进行取舍并制作每周会议日程表。
二、会议的通知
1、每周会议日程表于周五下午4：00前在校园网发布，网络通知为我校法定会议通知。除会议表中注明由某某部门另行通知以外，不再以电话或书面通知。
2、若遇会议日期、出席人员等变动，一般仍以网络通知方式变更；情况紧急时，可在网络通知的基础上，由会议牵头部门以电话、短信方式通知。
三、会议的召开
1、每个会议仅设一个部门作为会议牵头部门，在会议日程表中标明。会议牵头部门的职责包括：会议材料的准备与分发、“人员另行通知”情况下的会议通知、会议场所安排、会议考勤、会议记录与会议纪要等。
2、会议的考勤。会议考勤由会议主持人主持，会议牵头部门实施。会议召开前，会议牵头部门应当制作会议考勤表（见附件三），列出会议出席人员名单，以方便考勤。会议考勤情况连同会议纪要一并上网发布；无会议纪要的会议，单独发布会议考勤情况。会议考勤情况作为教职工年度考核、中层干部年度考核的依据。
3、会议请假。无论因公或因私不能出席会议的，均应履行请假手续。请假手续一般为书面形式（见附件四），由会议主持人批准后交会议牵头部门，会议牵头部门无权批准请假申请。要求部门参加会议的，一般为部门党政主要负责人或具体工作分管负责人，非经会议主持人同意，其他人员不得参加会议或代替出席会议。
4、会议牵头部门应当认真做好会前准备，会议准备不充分的，不应召开会议或宣布会议延期召开。会议主持人要检查会议准备工作，严格控制会议时间，把握会议节奏，防止会议时间过长。若会议无实质性成效或准备不充分，主持人可根据情况作延期召开、停止召开的决定。
5、会议召开时，出席人员应当主动关闭移动通讯或将移动通讯设置为振动或静音模式，严禁在会场接听电话、随意走动或私开小会。会议主持人和会议牵头部门均可对影响会场秩序的行为加以制止。
四、会议纪要与会议后督办查办工作
1、列入学校每周会议日程表的各类会议，一般均应撰写会议纪要，无需撰写会议纪要的在会议日程表标明。同一议题因参加对象不同而在短期内分次召开的研讨会、论证会，可以合并撰写会议纪要。
2、会议纪要的内容应当包括：会议时间、会议地点、会议主持人、会议出席人、会议议题、会议一般经过、会议决定、会议考勤情况等事项。（见附件五）
3、会议纪要由会议牵头部门撰写，于会议结束后两日内完成，以书面形式并签署分管领导意见及加盖部门公章后报校长办公室备案，并在校务公开网会议日程与会议纪要版中发布。校长办公室负责会议纪要的督办与查办，并与会议日程表一同归档。
4、校长办公室、党委办公室负责全校党政工作执行的督办与查办。会议牵头部门负责会议纪要中决定事项的督办与查办。对未能按照会议决定要求，产生延期执行、拒不执行、不作为等情况的，应报分管校领导和校长办公室或党委办公室。校长办公室、党委办公室以督办通知或督办公告（见附件六）方式在网络上发布。
本决定自2007年10月8日起正式实施。
南京中医药大学
二〇〇七年九月二十八日
